Мы занимаемся внедрением электронных систем документооборота взамен бумажных. Зачастую половину нашей работы составляет убеждение руководства компаний в эффективности этого нововведения. Мы понимаем, что люди – склонны впадать в зависимость от привычки, однако, представьте себе, что работник корпорации обязан выполнить определенный набор функций в сжатые сроки. При нынешних темпах деятельности у него просто физически не хватает времени на поиск необходимых архивных документов и их анализ.
В то же время, чтобы извлечь информацию из электронного хранилища данных и превратить эти данные в полезную информацию с помощью наших систем ЭД достаточно нескольких секунд.

Системы ЭД позволяют добиться:

• улучшения качества принимаемых решений;
• физической экономии на расходных материалах:
• устранения «узких мест» в работе с документами, необходимость копировать оригиналы и пр.)
• снижения времени на взаимодействие с коллегами,
• ускорения процесса понимания бизнеса компании и своих обязанностей для новых сотрудников,
• увеличение «повторяемости» успешных приемов работы.

Конечно, эффект складывается не только из перечисленных параметров, но эффект в любом случае абсолютно реален. Средняя окупаемость наших проектов – 11 месяцев, это значит, что менее чем через год система начинает приносить деньги.


Было бы наивным ожидать, что система ЭД сможет полностью заменить квалифицированного юриста. Однако, без нее труд менеджера и юриста в компании, где в обороте находятся десятки и сотни бумаг стал бы непосильной и невыполнимой миссией. Написание содержимого нового документа и анализ содержимого среди найденных документов - задача для человека. Все остальное мы берем на себя.

Устанавливаемые нами системы при работе с документом осуществляют:

• Поиск документов, в том числе и аналогичных создаваемому, либо являющихся его прямыми предшественниками;
• Учет того, какие документы являются действующими, а какие уже отменены;

Одно из достоинств наших систем ЭД - ведение версионности проектов документов.

Это значит, что после каждого этапа согласования, авторизированный инициатор документа, на основании полученной информации и замечаний может изменить проект документа. После внесения этого изменения система автоматически формирует новую версию документа, сохраняя при этом старую.

Эффективность работы систем документооборота определяется по ускорению выполнения типовых операций, заложенных (спроектированных) в системе. Это делается на основе собираемой статистики за длительный период времени. Заметим, что некоторые из наших клиентов в первое после внедрения системы ЭД отмечали, что скорость работы падала и им потребовалось какое-то время, чтобы пользователи действительно заработали эффективнее. Но в любом случае эффект был легко измеряемым и явным.