Какие разновидности систем ЭД существуют на сегодняшний день?

На сегодняшний день на рынке представлено значительное число систем электронного документооборота отличающихся как по своим функциональным возможностям.
Системы электронного документооборота используются для решения следующих функциональных задач:

• Выполнения функций делопроизводства;
• Электронного архивного хранения документов;
• Маршрутизации и хранение документов.

Наибольшее распространение на сегодняшний день получили системы смешанного типа сочетающие в себе все, приведенные выше функции.


Каковы критерии выбора конкретной системы ЭД?

Сегодня набор функций, выполняемых данными системами, является стандартным, поэтому при выборе конкретной системы документооборота важную роль играют ее дополнительные возможности, расширяющие основные функции.
Одними из самых перспективных являются следующие функции:

• аналитические функции, представляющие возможности по семантической обработке информации;
• функции качественного нечеткого поиска, позволяющих за короткое
• время найти в массиве требуемый документ, имея минимум исходной информации для поиска;
• функции автоматической рубрикации

Каковы в самом общем смысле достоинства систем электронного документооборота?

• Многокритериальный поиск документов
• Контроль исполнения документов
• Регистрация документов
• Ввод резолюций к документам
• Распределенная обработка документов в сети
• Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы
• Ведение нескольких картотек документов
• Работа с проектами документов
• Распределение находящихся на исполнении документов по "папкам" в зависимости от стадии исполнения документа: Поступившие, На исполнении, На контроле и др.
• Формирование стандартных отчетов
• Обмен документами по электронной почте
• Списание документов в дело
• Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов
• Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов
• Редактирование шаблонов выходных печатных форм

Что такое полнотекстовый поиск документов?

Данный вид поиска позволяет выполнять в информационном массиве отбор фрагментов, аналогичных или похожих на описание ситуации на естественном языке. Это описание вводится аналитиком.

Отобранные документы упорядочиваются по степени сходства, которая определяется с учетом следующих факторов: количества и значимости совпавших признаков, наличия похожих объектов, совпадения по какой-либо категории признаков.


Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)?

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки.

ЭЦП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.